Bra krav ger bra skolvardag.
Så upphandlar du lärplattform.
En lärplattform ska hålla i tolv år. Vår vägledning för dig som upphandlar åt en kommun eller en fristående huvudman tar upp avtalsformer, kravställning, säkerhet och införande.
Vägar till avtal
Hur ni köper en lärplattform beror på organisationens storlek, befintliga avtal och upphandlingens värde. De vanligaste vägarna:
Annonserad upphandling
För större avtal genomförs en annonserad upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Ni beskriver behoven per skolform, ställer krav på funktion, integration, säkerhet och support, och utvärderar anbuden. Vklass har deltagit i den här typen av upphandlingar i över 20 år. Vi vet vilka krav som har betydelse i skolvardagen och vilka som bara låter bra i förfrågningsunderlaget.
Ramavtal och avrop
Har er organisation tillgång till ett ramavtal där lärplattformar eller skolsystem ingår kan avrop vara den snabbaste vägen till avtal. Stäm av med er inköpsfunktion vilka ramavtal ni är avropsberättigade på. Kontakta oss gärna, så berättar vi vilka avropsvägar som är aktuella för Vklass just nu.
Direktupphandling
Under LOU:s tröskelvärde för direktupphandling kan ni köpa utan annonsering. Det används ofta av mindre huvudmän, för pilotprojekt eller för tillägg som Vklass schema, Vklass analys och Vklass praktik till en befintlig plattform. Tänk på att dokumentera behovsanalys och prisjämförelse även vid direktupphandling.
Dynamiskt inköpssystem
Allt fler inköpscentraler och kommuner använder dynamiska inköpssystem (DIS) för it-tjänster. Leverantörer kvalificeras löpande och avrop görs genom förnyad konkurrensutsättning inom systemet. Fråga oss gärna om vilka dynamiska inköpssystem Vklass är kvalificerat i.
Kontakta oss tidigt om ni är osäkra på vilken väg som är öppen för er. Vi svarar gärna på frågor redan i behovsanalysen, inom ramarna för vad upphandlingsreglerna tillåter.
Det här bör ni kravställa
Kraven avgör vad skolorna får leva med under hela avtalstiden. Sex områden bör finnas med i varje förfrågningsunderlag:
Funktionsbredd per skolform
Förskola, grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning arbetar olika. Kravställ per skolform: närvaro och frånvaro, planering, bedömning, omdömen, kommunikation med hemmet, dokumentation och schemavisning. Kräv att plattformen täcker alla era skolformer i en och samma lösning. Delade system betyder dubbla inloggningar, dubbla integrationer och dubbel support.
Integrationer och SS12000
Grunddata (elever, personal, klasser, grupper och scheman) ska hämtas automatiskt från ert skoladministrativa system. Kravställ stöd för SS12000, den svenska standarden för informationsutbyte mellan skolans it-system. Vklass är medlem i Svenska institutet för standarder (SIS) och deltar i utvecklingen av standarden.
Digitala nationella prov
Skolverkets digitala nationella prov ställer krav på provisionering av användare och grupper. Kravställ att plattformsleverantören stödjer flödet, så att proven fungerar utan manuellt merarbete på skolorna.
Tillgänglighet
Offentlig sektor omfattas av tillgänglighetskrav. Kravställ mot Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.2 på nivå AA och tillämpliga krav i EN 301 549. Det är EN 301 549 som lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen) pekar på via föreskrifterna från Myndigheten för digital förvaltning (Digg). Standarden innehåller krav som WCAG saknar. Ett exempel är kriteriet 11.7, som kräver att gränssnittet följer användarens inställningar i operativsystemet för färgläge (mörkt eller ljust), kontrast och textstorlek. Kravställ även att gränssnittet fungerar på dator, surfplatta och mobil. Tänk på att en app räknas som en egen tjänst i lagens mening, med en egen tillgänglighetsredogörelse. Kravställ den därför separat från webbplatsen.
Skyddad identitet och känsliga uppgifter
Skolan hanterar elever med skyddade personuppgifter och känslig dokumentation kring stöd och elevhälsa. Kravställ stöd för skyddad identitet, behörighetsstyrning per roll och ärende samt förstärkt inloggning (step-up) för känsliga vyer.
Drift och support
Kravställ var data lagras, hur driften är redundant och hur supporten är organiserad. Svensk drift och svensktalande support är rimliga krav för ett system som bär hela skolans vardag.
Säkerhet som håller för granskning
Vklass driftas i Sverige med redundans. Uppgifterna lagras och behandlas inom EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), med servrar i Sverige. Behandlingen regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal/DPA) mellan huvudmannen och Vklass. De branschgemensamma avtalsmallarna från Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) används med fördel. Huvudmannen är personuppgiftsansvarig och Vklass är personuppgiftsbiträde. Vklass behandlar uppgifter endast enligt avtal och instruktion, och uppgifter säljs aldrig vidare.
Forskningssamarbeten hanteras med samma omsorg. Vklass deltar i Handelshögskolans studie om skolfrånvaro, ett trippel helix-samarbete som är godkänt av Etikprövningsmyndigheten. I studien delas endast anonymiserade uppgifter, och den socioekonomiska analysen sker i samarbete med Statistiska centralbyrån (SCB) utan att enskilda individer kan identifieras.
Läs mer på Säkerhet & GDPR.
Från avtal till driftstart
Ett bra avtal är halva jobbet, och införandet är den andra halvan. Vklass driver införandet tillsammans med er enligt en beprövad projektmodell i fyra faser:
- Planeringen omfattar projektorganisation, tidplan mot driftstart och en gemensam användningspolicy som beskriver vilka funktioner all personal ska använda.
- I fasen datakällor och synkronisering sätts en synkronisering upp mot elevregister och schemasystem, så att elever, personal, klasser, grupper och scheman hämtas automatiskt. All data kontrolleras innan användarna släpps in.
- Utbildningen börjar med administratörer och supportpersoner och fortsätter med lärare och övrig personal, utifrån era beslutade arbetssätt.
- Vid driftstart distribueras inloggningsuppgifter, kommunikationen till hemmen går ut och skolans supportpersoner fångar upp frågor de första veckorna.
Byter ni från en annan plattform planerar vi migreringen så att grunddata finns på plats från dag ett och bytet märks så lite som möjligt i klassrummen.
Det här får ni med Vklass
Alla skolformer i en plattform
Förskola, grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning har närvaro, planering, bedömning, kommunikation och dokumentation i samma system.
SS12000 och öppna integrationer
Grunddata hämtas automatiskt från ert skoladministrativa system. Vklass deltar i SIS-arbetet med standarden.
Svensk drift och support
Data lagras i Sverige med redundant drift, och supporten talar svenska. PUB-avtalet följer branschgemensamma mallar.
Insikter byggda på forskning
Vklass analys ger early warning och nationell benchmark. Den är utvecklad i ett trippel helix-samarbete med Handelshögskolan i Stockholm och SCB.
Beprövat genom avtalscykeln
Vklass har över 20 år med svensk skola, mer än 3 000 anslutna skolor och fler än 80 kommunala och fristående huvudmän, i alla skolformer och storlekar.
Införande som håller tidplanen
Införandet följer en projektmodell i fyra faser: planering, datakällor, utbildning och driftstart. Migrering från er nuvarande plattform ingår i planen.
Prata med oss innan ni skriver kraven
Vi visar gärna Vklass utifrån era skolformer och svarar redan i behovsanalysen på frågor om integrationer, säkerhet och införande.