Att upphandla en lärplattform är ingen lätt uppgift och kan bli en väldigt kostsam och dålig affär om den inte hanteras rätt. Förhoppningsvis ska dessa råd hjälpa dig i processen att upphandla din kommuns eller skolas lärplattform.
Beroende på om du ska upphandla en lärplattform för en mindre grupp användare för ett lägre belopp eller ett storskaligt system för en kommun eller friskolekoncern kräver vissa av dessa punkter kanske mindre researcharbete medan andra är viktiga för alla.
Om din skola eller kommun ska upphandla en lärplattform så bör du först och främst orietera dig på marknaden och se om det inte finns ett standardsystem som stödjer era behov. Ett skräddarsytt system är visserligen anpassat precis efter er verksamhet men då uppstår frågor som uppdatering och vidareutveckling.
Produkter som först utvecklats för företagsmarknaden och sedan anpassats för skolan innehåller ofta rent systemarkitektmässiga fel som gör att produkten har svårt att fungera i skolans miljö. Anpassningar blir extra kostsamma och kan även försena införandet. Se till att välja en produkt som är utvecklad specifikt för den svenska skolan.
Hur tar leverantören betalt? Kostnad per användare kan vara låg men kostnaden för införande och anpassningar kan skjuta i höjden. Här gäller det att verkligen bena ut vad som ingår vid beställning. Begär även offert på tänkbara framtida investeringar i systemet. Leverantören kan ofta ge ett lågt pris i början för att knyta till sig kunden, men när anpassningar och integrationer ska göras så kan priset bli väldigt högt. Tar du in offert på framtida anpassningar så får du en bild av hur priset över tid kommer att se ut för din lärplattform.
Det kan vara svårt att upphandla ett komplext system som måste fungera ihop med andra system. Trots svårigheten måste du beakta systemets möjligheter att byggas ut och integreras med framtida system inom kommunen eller skolan. Det är inte ovanligt att verktygen har mycket stora begränsningar och få utbyggnadsmöjligheter. Betala inte för mycket för det redan uppfunna hjulet. Var uppmärksam på vad du betalar för. Som kund ska du inte betala hela utvecklingen av en funktion eller integration som sedan blir en standardfunktion i lärplattformen. Du ska heller inte behöva betala fullpris för något som en annan kund redan betalat för. Integrationer till administrativa system så som Procapita, Ladoc och Extens bör finnas som standardfunktionalitet och kräva minimialt antal konsulttimmar att implementera.
Det finns företag och konsulter som tar hutlöst betalt för att manuellt hantera överföringar av grunddata till lärplattformen. Det är endast när funktionerna ska kundanpassas som det egentligen finns grund för att debitera konsulttid. T.ex. att Extens-databasen kan användas på många sätt för att hantera personal. Att anpassa frågorna för att hämta information ur databasen till synkroniseringen är något som företaget kan ta betalt för men själva synkningsprogramvaran ska ingå i systemet.
Du äger all information som läggs in i lärplattformen. Du ska kunna kräva av din leverantör att du kan få ut informationen om du någon gång i framtiden vill byta leverantör. Om din leverantör försvårar för dig på detta område blir det besvärligt för dig att byta lärplattform eller skapa integrationer mot framtida system.
Köper du ett större system för många användare kräv av din leverantör att du ska ha möjlighet att friköpa källkoden för att kunna byta leverantör och göra egna anpassningar. Det är också bra att deponera källkoden till lärplattformen och eventuella komponenter hos en tredje part. Se på www.deposit.se eller Stockholms Handelskammare http://www.chamber.se/tjanster/kallkod.shtml.
Kräv ett bra avtal med din leverantör. Ett avtal ska vara tydligt och lätt att förstå. Ett långt skrivet avtal med klausuler som ingen förstår är inget bra avtal. Se till att formulera vad som ska gälla om systemet inte lever upp till vad leverantören lovar. Se till att det i avtalet står att källkoden till lärplattformen ska tillfalla kunden vid en eventuell konkurs.
Ett införande av en lärplattform kräver en hel del av både kund och leverantör. Se till att leverantören är tydlig om vad som ingår från leverantörens sida samt vad de kräver av er vid ett införande. Att köpa extra konsult och utbildningstimmar kan bli en kostsam affär.
En seriös leverantör bör lämna någon sorts garanti för att de åtar sig att få lärplattformen att fungera utan större brister innan överlämnande. De bör också sätta en ordentlig organisation med projektledare och tekniker bakom för att få ett så bra och smidigt införande som möjligt. Mycket viktigt är också att de kräver av er som kund att ni sätter en organisation bakom. Det är omöjligt för leverantören att lyckas med införandet utan stöd från er. Från er sida behöver åtminstone dessa personer finnas med vid införandet:
Vare sig du representerar en kommun eller friskola är det relevant med begreppet 24-timmars myndighet. Begreppet innebär att en lösning ska vara tillgänglig för alla på dygnets alla timmar. Just tillgänglighet för alla är speciellt viktigt. En modern lösning byggd för webben ska bygga på standarder. Det betyder att lärplattformen ska fungera i alla moderna webbläsare oavsett om det är PC eller Mac. Synskadade ska kunna tillgodogöra sig informationen i lärplattformen genom en skärmläsare. Det är en myt att det inte går att bygga webbapplikationer enligt standarder som är tillgänglig för alla. Att din lärplattform är byggt utifrån standarder visar också att leverantören är seriös och planerar för framtida tillägg i lärplattformen.
Även om det är själva nyttan som lärplattformen ger dig som är viktigast spelar även tekniken bakom en viktig roll. Framförallt säger tekniken bakom en hel del om framtiden för din lärplattform. Bygger ditt system på gammal teknik blir framtida uppdateringar och integrationer svårare och du kommer att tvingas byta eller uppgradera plattformen tidigare än om du väljer en lärplattform byggd på modern teknik.
Din plattform bör bygga på 4-lagers arkitektur. Vanligtvis pratar man om 3-lagers arkitektur men vid webbapplikationer är det viktigt att dela upp presentationslagret i ytterligare ett lager för att kunna handikappanpassa verktyget. Dessa lager bör systemet vara uppbyggt med:
Det finns en mängd olika tekniker för att bygga webbapplikationer. Lärplattformen som du väljer bör dock vara byggd i någon välkänd teknik. ASP.NET och J2EE är egentligen de enda riktigt bra alternativen som ger en god separering av de olika lagren samt ger en stabil grund att bygga ett skalbart system med snabbhet i. Scriptspråk så som php och traditionell asp gör integrationer svårare och har ingen bra separation mellan presentation och applikationslager.
Din lärplattform bör ha stöd för så kallade webservices eller SOAP-anrop. Webservices är en standard för att utbyta information mellan olika system oavsett plattform eller teknik. Webservices möjliggör t.ex. att kunna visa information på en portal som ligger utanför lärplattformen. Webservices gör det också lättare att integrera andra plattformar med lärplattformen.
Hur ska inloggning ske till lärplattformen? Många föredrar LDAP eller Active Directory (AD) integration. Tänk på att även om en AD-integration är ett smidigt sätt att samla inloggningarna på ett ställe så har kanske föräldrarna inte ett LDAP-konto. Att lägga upp föräldrar i en katalogtjäst bara för att möjliggöra inloggning till skolans lärplattform är onödigt och kostsamt. Se till att din lärplattform stödjer flera tekniker för inloggning. Det börjar bli vanligt att kommuner inför medborgarkonton med e-legitimation eller RSA-dosor för inloggning. Tänk på att lärplattformen inte enbart kan ha denna inloggningsteknik. Det blir alldeles för krångligt för användarna att i sitt dagliga arbete behöva ha en dosa eller ett e-certifikat för att kunna logga in. Säkrare lösningar än användarnamn och lösenord kan användas då känsligare typer av information ska registreras så som slutbetyg, men för daglig användning ska det räcka med användarnamn och lösenord.
Leverantören pratar såklart bara väl om sin plattform och nämner gärna inte dess brister. Det finns dock frågor som du kan ställa till leverantören för att få en bättre bild av hur bra systemet verkligen är.
Det första du bör göra är att fråga hur användning faktiskt ser ut hos leverantörens kunder. Det är inloggningen till systemet som är den viktigaste faktorn för att lyckas. Inloggningsstatistiken ger en tydlig bild av hur uppskattat systemet är. Viktigt är att inte bara titta på inloggningsstatistik på lärarna utan kanske ännu viktigare är att titta på hur ofta eleverna loggar in. Även föräldrarinloggningarna är en viktig faktor.
Be att få komma och titta hos andra som använder lärplattformen. De kan berätta om hur systemet används, fördelar, brister men också vad man bör tänka på vid införandet som kanske de gjorde fel.
Kräv av leverantören att få en ordentlig redovisning av vad de har för säkerhetstänk kring produkten. All trafik bör vara SSL-krypterad. Lösenord i databasen bör inte finnas i klartext utan ska vara hashade. Databasen bör ligga i ett internt nät och inte vara åtkomligt från Internet. Lika viktigt är att det finns fysisk säkerhet i driftshallen, dvs. larm och dygnet runtövervakning. Undersök även hur backuper hanteras. Dessa innehåller också all den information som registreras i lärplattformen.Hur är användarvänligheten och vilka behov av utbildning finns?
Sätt användarvänligheten i relation till den interna kompetensen men också till verktygets förmåga. Det finns skräckexempel på dyra verktyg utan hjälpfunktioner och bedrövlig pedagogik.
I en webbaserad lösning bör det finns online-hjälp. En videomanual som stegvis går igenom olika moment i lärplattformen är ett bra sätt att utbilda personal.
Vad ingår som support för lärplattformen och vad kostar utbildning av användarna är frågor som du bör ställa till leverantören.
Det här är kanske en av de viktigaste punkterna. Din lärplattform är inte en egen plattform som lever sitt eget liv. Lärplattformen är beroende av funktioner i andra system. Därför är det av stor vikt att du kontrollerar hur samarbetsvillig leverantören är med andra leverantörer av t.ex. schemaprogram, administrativa system osv.
Många felaktiga beslut har fattats för att man helt enkelt har haft för bråttom att komma igång. Gör en ordentlig research innan du köper in ett system. Träffa många leverantörer och hör vad andra skolor säger om dem. Bara för att du har en leverantör av systemet för elevadministration betyder inte det att de är de enda som kan leverera en lärplattform med full integration.
Kravspecifikationen är ditt viktigaste vapen mot leverantören om lärplattformen inte uppfyller dina krav. Lika viktig är lösningsbeskrivningen för leverantören att sätta avgränsningar. Kravspecifikationen bör vara välskriven och detaljerad. Ta gärna hjälp av leverantören när du utformar denna. Lösningsbeskrivningen är sedan leverantörens dokument som visar på hur de tolkat dina krav. Se till att lösningsbeskrivningen uppfyller dina krav innan arbetet med anpassningar och införande börjar.
Ska du själv drifta systemet eller ska du hyra in lärplattformen som en ASP-lösning. Båda delar har sina fördelar. Som en driftad lösning hos dig har du större kontroll på lagrade uppgifter. Nackdelar är att det blir svårare med uppdateringar av lärplattformen. Hyr du in lärplattformen från leverantören så får du förmodligen snabbare uppdateringar och buggrättningar. I en ASP-lösning finns det också i vissa system möjlighet till samarbete mellan skolor eftersom de kan ligga i samma system.